L'Archiviazione Cartacea di Omina Service.

In uno scenario legislativo in cui la conservazione del patrimonio documentale aziendale è indispensabile, la sua gestione e conservazione rappresenta una fonte di spese e di attività che, se non gestite correttamente, possono generare gravi inefficienze.

Per questo Omnia service srl progetta e realizza soluzioni personalizzate di Gestione Archivi (cartacei o digitali), gestione documentale, archiviazione e conservazione di supporti back-up.

La nostra azienda opera da oltre 10 anni nel settore della Gestione Archivi,e grazie a questa pluriennale esperienza possiede oggi il know-how per sviluppare progetti completi di riorganizzazione e gestione del sistema archivio del committente.

Con Omnia service srl la gestione dell'archivio cartaceo è più semplice ed efficiente: presa in consegna, catalogazione, conservazione in magazzini attrezzati, ricerca rapida documenti e consegna elettronica.

Inoltre la nostra azienda gestisce in prima persona tutte le fasi del servizio di gestione outsourcing archivio cartaceo:

• Presa in consegna del materiale documentale direttamente dalla sede del cliente;
• Catalogazione e svolgimento di tutte le attività di catalogazione e indicizzazione relative a documenti e contenitori;
• Conservazione dei documenti inscatolati presso magazzini sorvegliati e attrezzati.

Con Omnia service srl la gestione dell’archivio cartaceo viene personalizzata sulla base delle specifiche esigenze del cliente:

• Gestione Conservazione Obbligatoria per i documenti che l'azienda deve conservare per legge (o la cui conservazione è consigliata) è essenziale il rispetto dei termini di conservazione obbligatoria stabiliti. La gestione Omnia service srl consente garantisce economicità della conservazione dell'archivio cartaceo per lunghi periodi, sicurezza della custodia in locali sorvegliati e protetti e possibilità di accesso ottimizzato ai documenti per qualsiasi esigenza di consultazione.
• Gestione Obsolescenza Documentale quando le informazioni contenute nei documenti invecchiano senza un’opportuna gestione vi è elevato rischio di avere un archivio ridondante e incoerente, contenente informazioni contraddittorie e non utili. La gestione dell'archivio cartaceo mette al riparo da questo pericolo grazie a metodologie di monitoraggio che permettono di individuare i documenti da eliminare (con dati obsoleti o mai consultati) e pertanto mantenere in efficienza un archivio che contiene solo dati utili.
• Gestione Integrazioni e Aggiornamenti se i fascicoli devono essere frequentemente integrati e aggiornati con nuovi documenti, senza un’opportuna gestione, si ottiene un archivio incompleto perché non contiene tutti i documenti necessari. Le nostre soluzioni invece, assicurano una gestione ottimale delle integrazioni: attraverso l'applicazione a documenti e fascicoli di opportune chiavi di ricerca descrittive e l'utilizzo barcode identificativi, l'aggiornamento dei fascicoli (con nuove pratiche e documenti) è semplice e rapido.
• Gestione Ricerca e Consultazione per qualsiasi tipologia di documento, il cliente può disporre di un servizio di ricerca e di consultazione accurato e puntuale nelle tempistiche concordate. Omnia service srl è in grado di svolgere le ricerche documentali richieste dal cliente e consegnare tempestivamente il documento, secondo la modalità di fruizione richiesta (originale o copia, scansione ottica per consultazione elettronica o consegna con corriere espresso).